Umělá inteligence proniká do všech oblastí byznysu, včetně projektového řízení. Jenže realita je často jiná, než bychom čekali. Zákazníci sice projevují rostoucí zájem o AI nástroje, ale praxe vypadá úplně jinak. Projekty bývají složitější než původní představy a mnoho projektových manažerů dál spoléhá na staré dobré excelové tabulky, e-maily a sdílená úložiště. Rozdíl mezi vizí a skutečnou aplikací je zkrátka propastný.
Michael Korf, COO BIQ Group a prezident Komory projektových manažerů, potvrzuje, že projektoví manažeři aktivně hledají způsoby, jak AI zapojit do každodenní práce. V některých nástrojích už to běžně funguje. „Často však pracují spíše jako jednodušší asistenti než revoluční řešení,“ dodává. V jejich kompetenčním centru projektového managementu vyčlenili speciální stream zaměřený na využití AI, zatím ale evidují hlavně individuální experimenty. Očekávání jednoduše často převyšují současné možnosti technologie.
Proč AI projekty selhávají
Důvodů neúspěchu je v zásadě několik. AI přináší obrovský hype, ale technologie často ještě nedokáže spolehlivě poskytnout to, co slibuje. Navíc máme tendenci věřit, že technologie vyřeší všechny naše problémy, a tak ji aplikujeme všude – i tam, kde se vůbec nehodí. Jako když si někdo myslel, že projekty už nebudou potřeba a všechno zvládne agilita.
Druhý zásadní problém je špatný přístup k implementaci. Cílem totiž není jen zavést technologii, ale dosáhnout skutečné transformace – změnit postupy práce i návyky lidí. A to vyžaduje pořádný change management. Situaci komplikuje i rychlý vývoj samotné AI – co funguje dnes, nemusí fungovat zítra a naopak.
K úspěšné transformaci potřebujeme tři základní ingredience. Prvně správnou strategii a dostatečný budget. Druhým klíčovým prvkem je zapojení managementu, který by měl nominovat šampiona změny – někoho, kdo bude AI v organizaci prosazovat. V týmech je pak potřeba vytipovat AI lídry, kteří jsou už sami nadšení. Třetí ingrediencí je agilita a iterativnost – zkoušet různé přístupy a podporovat ty funkční. Solidní základy vybudujete drobnými krůčky.
Technologie je dostupnější, ale kvalita stojí
Je fascinující sledovat, jak rychle se AI nástroje vyvíjejí – prakticky každým dnem zaznamenáváme významné pokroky. Experimentovat může téměř kdokoli a propojovat různé aplikace. Firmy si mohou trénovat vlastní modely na interních datech pro specifické použití. Projektový manažer si například může nechat radit od AI vytrénované konkrétně na webových projektech.
Mezi praktické aplikace, které už dnes dávají smysl, patří:
- automatizace tvorby status reportů na základě dat z nástrojů jako Jira nebo MS Project
- sumarizace meetingů a vytváření akčních bodů
- identifikace projektových rizik na základě historických dat
- prediktivní plánování kapacit a zátěže týmů
- hlídání harmonogramu a upozorňování na možné skluzové termíny
- generování šablon projektových plánů a checklistů
Hlavní překážkou však zůstává kvalita vstupních dat. Většina řízení projektu se odehrává úplně mimo nástroje a neexistují o tom žádná nebo velmi omezená data. Zaměstnanci sice nějaká data generují, ale neumějí je správně vyplnit do tabulek nebo specializovaných nástrojů, natož je interpretovat. Firmy bez kvalitních datových zdrojů nemohou očekávat sofistikované výstupy. AI je pak odsouzena k roli rádce bez znalosti detailů, což může být problematické i pro čtenáře 1AI.cz, kteří hledají praktické využití umělé inteligence.
Lidé jako hlavní brzda
Navzdory mílovým pokrokům zůstává stále aktuální otázka implementace nástrojů a spolupráce. Tradiční kombinace e-mailu, Excelu a sdíleného úložiště je konceptuálně zastaralá. Moderní komunikační nástroje jako Microsoft Teams či Jira nabízejí integrovanější přístup a jejich tvůrci do nich AI přímo začleňují, nicméně adopce postupuje pomalu. Korf se stále setkává s firmami, zejména ze sektoru průmyslu a logistiky, které jsou daleko za standardem a projekty řídí postaru.
Je zřejmé, že projektový management za současným vývojem zaostává, i když by měl z technologií paradoxně těžit nejvíc. Jako u většiny digitalizačních projektů představuje hlavní limit lidský faktor – seniorních manažerů s moderním mindsetem, kteří jsou ochotní zkoušet nové věci, je pomálu. Podle odborníků z 1AI.cz je situace podobná jako v knize Otočte svou loď!, kde kapitán USS Santa Fe musel řídit jiný typ ponorky, než pro který byl vycvičen.
Je potřeba návrat k základům řemesla
Na trhu existuje stále obrovská díra a hlad po lidech, kteří dokážou odřídit velké digitalizační projekty, jako například vývoj kritických systémů pro banky. Z tohoto pohledu je tedy potřeba určitý návrat k základům projektového managementu – solidnímu řemeslu kombinovanému s moderními technologiemi, které ale musí mít jasný praktický přínos.
